Konferenceopkald etikette du behøver at vide

Jeg har arbejdet for stor virksomhed i flere år og har været på flere telefonmøder, tele-seminarer og tele-uddannelse opkald, end jeg kan huske. Disse erfaringer har ført mig til at udvikle en liste over “Telefonkonference Tips og etikette” der kan hjælpe med at gøre telefonmøder mere behagelig og køre glattere, og hjælpe med at undgå forlegenhed. Jeg er sikker på den liste jeg har sat sammen ikke er altomfattende, men det dækker de store ting jeg har oplevet eller lærte om i løbet af alle disse opkald, jeg har været på.
–Find et roligt sted. Baggrundsstøj vil blive hørt i samtalen og det kan være meget distraherende til andre deltagere. Hvis du er hjemme og har små børn, der leger i nærheden eller har en larmende hund, prøv at finde den roligste del af dit hus. De andre deltagere i samtalen vil sætte pris på det. Hvis det ikke er muligt at være væk fra støj, slå lyden fra telefonen, når du ikke taler. At trykke på * 6 vil slå de fleste telefoner.
-Undgå at bruge en mobiltelefon. Prøv at undgå opkald til et konferenceopkald fra en mobiltelefon, når det er muligt. Mobiltelefoner tilføje enorm baggrundsstøj til et konferenceopkald. Hvis en celle foretage en opringning er din eneste valg, er muting mobiltelefon en nødvendighed, når du ikke taler. Sørg også for du ikke kører når du er på du opkaldet.
–Være på tid til opkaldet. Ikke få på opkaldet sent og forvente nogen til at fange dig med hvad der foregår, mens alle andre venter. Det er uhøfligt og respektløst til de andre deltagere skal ikke på tid. Det giver dem indtryk af, at din tid er vigtigere end deres egne.
–Ikke bruge knappen Hold. Læg ikke konference opkald i venteposition, hvis din telefon har hold musik eller de irriterende bip der lyder hver få sekunder. At sige det er en enorm afbrydelse og distraktion for alle andre i samtalen er en underdrivelse. Jeg var engang på en telefonkonference for uddannelse på et nyt softwareprodukt var at indføre vores virksomhed. Nogen ellers sætte opkaldet på hold for næsten 20 minutter og vi endte med at lytte til hendes hold musik for hele tiden. Hvis du nødt til at forlade en telefonkonference i nogen tid, hænge op på telefonen og ringe tilbage, når du er klar til at replicere.
–Være forsigtige med trådløse telefoner. Hvis du tilslutter et telefonmøde fra en trådløs telefon Sørg for, at har telefonen ikke en masse statisk baggrundsstøj. Normalt statisk baggrundsstøj starter, når du begynder at få uden for rækkevidde af telefonens base eller er du komme i nærheden af en anden enhed, der forstyrrer telefon som nogle små elektriske apparater og telefonsvarere.
–Undgå blander papirer. En meget irriterende ting, som nogle mennesker gør på et telefonmøde er shuffle papirer. Det lyder meget højt på telefonen. Andre små potentielt støjende vaner at undgå er: konstant rydde din hals, tappe din blyant, trommespil fingrene på skrivebordet osv.
–Være klar over, hvorvidt telefonen er dæmpet. Hvis du sætter telefonen på mute på en telefonkonference, og det er altid en god idé at gøre det når du ikke taler, Husk at tage det tilbage af mute, når du taler. Ligeledes huske at sætte det tilbage på mute, når du er færdig. Næsten alle, der har været på telefonmøder regelmæssigt kan fortælle mindst én hukommelse af nogen glemmer at sætte deres telefon tilbage på mute og så sige noget, der ikke var helt sikkert beregnet til ørerne af de øvrige deltagere i konferenceopkaldet, som en negativ bemærkning om noget vedrørende opkaldet eller en anden person på opkaldet.
–Være høflig. Forsøg ikke at tale over en anden person på opkaldet selv hvis du føler du har et meget vigtigt punkt at dække. Det er i dårlig smag at gøre det. og vil resultere i alle andre på opkaldet ikke er i stand til at forstå, hvad du eller anden personen siger. Være tålmodig; Vent, indtil anden personen er færdig; og så snakke.
Efter ovenstående tips kan hjælpe med at gøre telefonmøder mere vellykket og mere vigtigere, tage op minimum af tid muligt så du kan komme til 1.000 andre opgaver, du skal udføre som at tage en time management kursus! Men det er en anden historie.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.